SZTUKA PROWADZENIA EFEKTYWNYCH SPOTKAŃ

CEL

Poznanie zasad organizacji i prowadzenia efektywnych spotkań angażujących uczestników i osiągających wyznaczone cele.

DLA OSÓB, KTÓRE

  • prowadzą spotkania i chcą, aby były one dobrze zorganizowane, ciekawe i efektywne
  • kierują zespołami i częste spotkania stanowią istotny element ich pracy jako menadżera
  • uczestniczą w spotkaniach, uważają je za stratę czasu ale chcę sytuację zmienić

PO UKOŃCZENIU SZKOLENIA UCZESTNICY BĘDA POTRAFILI

  • ustalić cel i charakter spotkania oraz przygotować przejrzystą agendę spotkania
  • dokonać właściwego doboru uczestników spotkania, wybrać miejsce i termin
  • właściwie przygotować  i rozesłać materiały przed spotkaniem
  • opracować materiały na spotkanie (prezentacje, materiały graficzne)
  • przeprowadzić spotkanie i osiągnąć zamierzone cele
  • zastosować techniki komunikacyjne wzmacniające aktywność uczestników
  • wykorzystać dobre spotkania jako narzędzie w budowaniu zespołów,  relacji wewnątrz firmy jak i komunikacji z klientami

 FORMUŁA

  • Program szkolenia jest efektem osobistych doświadczeń trenerki i wniosków z bardzo wielu spotkań, z których znaczna część była nudna i nieefektywna. Przedstawia zasady i sposoby pracy pozwalające przygotować i poprowadzić spotkanie, aby osiągać założone cele. Pozwala na poszerzenie wiedzy, umożliwia podnoszenie kompetencji i eliminowanie słabych stron w dziedzinie prowadzenia spotkań, rzeczywistych i wirtualnych.
  • Szkolenie ma charakter warsztatowy, mocno angażuje uczestników, którzy pracują w małych zespołach, realizują ćwiczenia w parach i indywidualnie, w przyjaznej atmosferze. Ponadto dyskutują, odgrywaja role, dzielą się watpliwościami i pomysłami, wspólnie szukają rozwiązań, udzielają sobie nawzajem wskazówek i komentarzy.
  • Teoria, przedstawiona w formie krótkich prezentacji, jest  poparta przykładami z praktyki,  literatury biznesowej, filmami. Wykorzystane są też schematy, studia przypadków, kwestionariusze. Możliwe jest rejestrowanie wystąpień i omawianie ich na szkoleniu.

 INFORMACJE ORGANIZACYJNE:

  • Szkolenie dwudniowe
  • Maksymalna liczba uczestników: 16 osób
  • Prowadzone po polsku

RAMOWY PROGRAM SZKOLENIA  

Rozpoczęcie

  • wymiana dotychczasowych doświadczeń w zakresie organizacji spotkań

Wprowadzenie do tematyki spotkań

  • powody a zasadność organizacji spotkania – czy zawsze jest konieczne

Różne typy spotkań

  • charakterystyka, różnice i ich wpływ na proces organizacji

Zagadnienia przygotowujące do dobrego prowadzenia spotkania

  • techniki aktywnego słuchania (pytania, parafrazy, podsumowanie etc)
  • metody prezentacji problemów i techniki argumentacji
  • wybrane zagadnienia z obszaru sztuki prezentacji (przyciąganie uwagi, budowanie wiarygodności, zarządzanie emocjami, wykorzystanie języka ciała)

Fazy pracy nad spotkaniem i działania na każdym etapie

Przygotowanie spotkania

  • rola i zadania organizatora spotkania
  • określenie celu spotkania, odpowiedzialność
  • kryteria doboru uczestników i wyznaczanie terminu
  • agenda spotkania, rekomendowana zawartość, komunikowanie uczestnikom
  • wybór miejsca spotkania, jakie elementy wziąć pod uwagę
  • przygotowanie uczestników do spotkania, dystrybucja materiałów
  • aranżacja miejsca, niezbędny sprzęt, na co zwracać uwagę
  • materiały i narzędzia przydatne na spotkaniu

W trakcie spotkania

  • rozpoczęcie spotkania, jak motywować uczestników do aktywnego udziału
  • ustalenie zasad i reguł przebiegu spotkania
  • wyznaczenie ról i odpowiedzialności
  • podsumowanie decyzji z poprzedniego spotkania, omówienie postępów pracy
  • podtrzymywanie dobrej atmosfery, metody
  • aktywizowanie uczestników, techniki
  • trudni uczestnicy i sposoby postępowania z nimi
  • jak rozwiązywać konflikty na spotkaniach
  • waga kultury debaty i merytorycznej dyskusji, zabójcze frazy
  • zakończenie spotkania, o czym nie zapomnieć
  • podsumowanie spotkania, co warto ocenić (cel, pracę uczestników?)

Po spotkaniu

  • działania i odpowiedzialność: dystrybucja podsumowania, dalsze kroki

Przyczyny nieudanych spotkań

Ocena realizacji oczekiwań uczestników szkolenia

Szkolenie wymaga aktywności uczestników, gdyż zawiera kilkanaście ćwiczeń indywidualnych i zespołowych pozwalających wykorzystać poznane techniki i metody pracy już na zajęciach. W przypadku szkoleń zamkniętych, ostateczna wersja programu jest efektem poznania potrzeb uczestników i celów Klienta, zatem niektóre zagadnienia mogą być rozbudowane lub skrócone.