SZTUKA PROWADZENIA EFEKTYWNYCH SPOTKAŃ

CEL

Poznanie zasad organizacji i prowadzenia efektywnych spotkań angażujących uczestników i osiągających wyznaczone cele.

DLA OSÓB, KTÓRE

prowadzą spotkania i chcą, aby były one dobrze zorganizowane, ciekawe i efektywne
kierują zespołami i częste spotkania stanowią istotny element ich pracy jako menadżera
uczestniczą w spotkaniach, uważają je za stratę czasu ale chcę sytuację zmienić

PO UKOŃCZENIU SZKOLENIA UCZESTNICY BĘDA POTRAFILI

ustalić cel i charakter spotkania oraz przygotować przejrzystą agendę spotkania
dokonać właściwego doboru uczestników spotkania, wybrać miejsce i termin
właściwie przygotować i rozesłać materiały przed spotkaniem
opracować materiały na spotkanie (prezentacje, materiały graficzne)
przeprowadzić spotkanie i osiągnąć zamierzone cele
zastosować techniki komunikacyjne wzmacniające aktywność uczestników
wykorzystać dobre spotkania jako narzędzie w budowaniu zespołów, relacji wewnątrz firmy jak i komunikacji z klientami

FORMUŁA

Program szkolenia jest efektem osobistych doświadczeń trenerki i wniosków z bardzo wielu spotkań, z których znaczna część była nudna i nieefektywna. Przedstawia zasady i sposoby pracy pozwalające przygotować i poprowadzić spotkanie, aby osiągać założone cele. Pozwala na poszerzenie wiedzy, umożliwia podnoszenie kompetencji i eliminowanie słabych stron w dziedzinie prowadzenia spotkań, rzeczywistych i wirtualnych.
Szkolenie ma charakter warsztatowy, mocno angażuje uczestników, którzy pracują w małych zespołach, realizują ćwiczenia w parach i indywidualnie, w przyjaznej atmosferze. Ponadto dyskutują, odgrywaja role, dzielą się watpliwościami i pomysłami, wspólnie szukają rozwiązań, udzielają sobie nawzajem wskazówek i komentarzy.
Teoria, przedstawiona w formie krótkich prezentacji, jest poparta przykładami z praktyki, literatury biznesowej, filmami. Wykorzystane są też schematy, studia przypadków, kwestionariusze. Możliwe jest rejestrowanie wystąpień i omawianie ich na szkoleniu.

INFORMACJE ORGANIZACYJNE:

Szkolenie dwudniowe
Maksymalna liczba uczestników: 16 osób
Prowadzone po polsku

RAMOWY PROGRAM SZKOLENIA

Rozpoczęcie

wymiana dotychczasowych doświadczeń w zakresie organizacji spotkań

Wprowadzenie do tematyki spotkań

powody a zasadność organizacji spotkania – czy zawsze jest konieczne

Różne typy spotkań

charakterystyka, różnice i ich wpływ na proces organizacji

Zagadnienia przygotowujące do dobrego prowadzenia spotkania

techniki aktywnego słuchania (pytania, parafrazy, podsumowanie etc)
metody prezentacji problemów i techniki argumentacji
wybrane zagadnienia z obszaru sztuki prezentacji (przyciąganie uwagi, budowanie wiarygodności, zarządzanie emocjami, wykorzystanie języka ciała)

Fazy pracy nad spotkaniem i działania na każdym etapie

Przygotowanie spotkania

rola i zadania organizatora spotkania
określenie celu spotkania, odpowiedzialność
kryteria doboru uczestników i wyznaczanie terminu
agenda spotkania, rekomendowana zawartość, komunikowanie uczestnikom
wybór miejsca spotkania, jakie elementy wziąć pod uwagę
przygotowanie uczestników do spotkania, dystrybucja materiałów
aranżacja miejsca, niezbędny sprzęt, na co zwracać uwagę
materiały i narzędzia przydatne na spotkaniu

W trakcie spotkania

rozpoczęcie spotkania, jak motywować uczestników do aktywnego udziału
ustalenie zasad i reguł przebiegu spotkania
wyznaczenie ról i odpowiedzialności
podsumowanie decyzji z poprzedniego spotkania, omówienie postępów pracy
podtrzymywanie dobrej atmosfery, metody
aktywizowanie uczestników, techniki
trudni uczestnicy i sposoby postępowania z nimi
jak rozwiązywać konflikty na spotkaniach
waga kultury debaty i merytorycznej dyskusji, zabójcze frazy
zakończenie spotkania, o czym nie zapomnieć
podsumowanie spotkania, co warto ocenić (cel, pracę uczestników?)

Po spotkaniu

działania i odpowiedzialność: dystrybucja podsumowania, dalsze kroki

Przyczyny nieudanych spotkań

Ocena realizacji oczekiwań uczestników szkolenia

Szkolenie wymaga aktywności uczestników, gdyż zawiera kilkanaście ćwiczeń indywidualnych i zespołowych pozwalających wykorzystać poznane techniki i metody pracy już na zajęciach. W przypadku szkoleń zamkniętych, ostateczna wersja programu jest efektem poznania potrzeb uczestników i celów Klienta, zatem niektóre zagadnienia mogą być rozbudowane lub skrócone.