SZTUKA PROWADZENIA EFEKTYWNYCH SPOTKAŃ
CEL
Poznanie zasad organizacji i prowadzenia efektywnych spotkań angażujących uczestników i osiągających wyznaczone cele.
DLA OSÓB, KTÓRE
- prowadzą spotkania i chcą, aby były one dobrze zorganizowane, ciekawe i efektywne
- kierują zespołami i częste spotkania stanowią istotny element ich pracy jako menadżera
- uczestniczą w spotkaniach, uważają je za stratę czasu ale chcę sytuację zmienić
PO UKOŃCZENIU SZKOLENIA UCZESTNICY BĘDA POTRAFILI
- ustalić cel i charakter spotkania oraz przygotować przejrzystą agendę spotkania
- dokonać właściwego doboru uczestników spotkania, wybrać miejsce i termin
- właściwie przygotować i rozesłać materiały przed spotkaniem
- opracować materiały na spotkanie (prezentacje, materiały graficzne)
- przeprowadzić spotkanie i osiągnąć zamierzone cele
- zastosować techniki komunikacyjne wzmacniające aktywność uczestników
- wykorzystać dobre spotkania jako narzędzie w budowaniu zespołów, relacji wewnątrz firmy jak i komunikacji z klientami
FORMUŁA
- Program szkolenia jest efektem osobistych doświadczeń trenerki i wniosków z bardzo wielu spotkań, z których znaczna część była nudna i nieefektywna. Przedstawia zasady i sposoby pracy pozwalające przygotować i poprowadzić spotkanie, aby osiągać założone cele. Pozwala na poszerzenie wiedzy, umożliwia podnoszenie kompetencji i eliminowanie słabych stron w dziedzinie prowadzenia spotkań, rzeczywistych i wirtualnych.
- Szkolenie ma charakter warsztatowy, mocno angażuje uczestników, którzy pracują w małych zespołach, realizują ćwiczenia w parach i indywidualnie, w przyjaznej atmosferze. Ponadto dyskutują, odgrywaja role, dzielą się watpliwościami i pomysłami, wspólnie szukają rozwiązań, udzielają sobie nawzajem wskazówek i komentarzy.
- Teoria, przedstawiona w formie krótkich prezentacji, jest poparta przykładami z praktyki, literatury biznesowej, filmami. Wykorzystane są też schematy, studia przypadków, kwestionariusze. Możliwe jest rejestrowanie wystąpień i omawianie ich na szkoleniu.
INFORMACJE ORGANIZACYJNE:
- Szkolenie dwudniowe
- Maksymalna liczba uczestników: 16 osób
- Prowadzone po polsku
RAMOWY PROGRAM SZKOLENIA
Rozpoczęcie
- wymiana dotychczasowych doświadczeń w zakresie organizacji spotkań
Wprowadzenie do tematyki spotkań
- powody a zasadność organizacji spotkania – czy zawsze jest konieczne
Różne typy spotkań
- charakterystyka, różnice i ich wpływ na proces organizacji
Zagadnienia przygotowujące do dobrego prowadzenia spotkania
- techniki aktywnego słuchania (pytania, parafrazy, podsumowanie etc)
- metody prezentacji problemów i techniki argumentacji
- wybrane zagadnienia z obszaru sztuki prezentacji (przyciąganie uwagi, budowanie wiarygodności, zarządzanie emocjami, wykorzystanie języka ciała)
Fazy pracy nad spotkaniem i działania na każdym etapie
Przygotowanie spotkania
- rola i zadania organizatora spotkania
- określenie celu spotkania, odpowiedzialność
- kryteria doboru uczestników i wyznaczanie terminu
- agenda spotkania, rekomendowana zawartość, komunikowanie uczestnikom
- wybór miejsca spotkania, jakie elementy wziąć pod uwagę
- przygotowanie uczestników do spotkania, dystrybucja materiałów
- aranżacja miejsca, niezbędny sprzęt, na co zwracać uwagę
- materiały i narzędzia przydatne na spotkaniu
W trakcie spotkania
- rozpoczęcie spotkania, jak motywować uczestników do aktywnego udziału
- ustalenie zasad i reguł przebiegu spotkania
- wyznaczenie ról i odpowiedzialności
- podsumowanie decyzji z poprzedniego spotkania, omówienie postępów pracy
- podtrzymywanie dobrej atmosfery, metody
- aktywizowanie uczestników, techniki
- trudni uczestnicy i sposoby postępowania z nimi
- jak rozwiązywać konflikty na spotkaniach
- waga kultury debaty i merytorycznej dyskusji, zabójcze frazy
- zakończenie spotkania, o czym nie zapomnieć
- podsumowanie spotkania, co warto ocenić (cel, pracę uczestników?)
Po spotkaniu
- działania i odpowiedzialność: dystrybucja podsumowania, dalsze kroki
Przyczyny nieudanych spotkań
Ocena realizacji oczekiwań uczestników szkolenia
Szkolenie wymaga aktywności uczestników, gdyż zawiera kilkanaście ćwiczeń indywidualnych i zespołowych pozwalających wykorzystać poznane techniki i metody pracy już na zajęciach. W przypadku szkoleń zamkniętych, ostateczna wersja programu jest efektem poznania potrzeb uczestników i celów Klienta, zatem niektóre zagadnienia mogą być rozbudowane lub skrócone.